Manajemen Proyek

MANAJEMEN PROYEK

1. Pengertian dan Fungsi Manajemen

Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumberdaya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan.

Yang dimaksud dengan proses ialah Mengerjakan sesuatu dengan pendekatan yang sistematis. Sedangkan resources/ sumberdaya dapat berupa ( 5 M’s of corporate) :

1. Men (sumberdaya manusia)
2. Money (dana)
3. Machines or Equipment/peralatan)
4. Material (bahan)
5. Management or Method (management/Metode).

Fungsi manajemen adalah :

Ø  Merencanakan berarti memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang akan dating yang diperlukan untuk mencapai sasaran.

Ø  Mengorganisir dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumberdaya kepada para peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efisien.

Ø  Memimpin adalah mengarahkan dan mempengaruhi sumberdaya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.

Ø  Mengendalikan adalah menuntun, dalam arti memantau, mengkaji dan bila perlu mengadakankoreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan. Dalam fungsi ini hasil-hasil pelaksanaan selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana seperti anggaran, standar mutu, jadwal penyelesaian pekerjaan dan lain-lain.

Proyek adalah suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumberdaya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas.

Ciri-ciri proyek yaitu :

1. memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil akhir.
2. jumlah biaya, sasaran jadwal serta criteria mutu dalam proses mencapai tujuan diatas telah ditentukan.
3. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas atau proyek.
4. Non rutin, tidak berulang-ulang, jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.

Tiga kendala (Triple constraint)

Didalam proses mencapai tujuan suatu proyek ditentukan batasan yaitu :

1. Besar biaya ( anggaran) proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran.
2. Jadwal proyek harus dikerjakan sesuai kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan.
3. Mutu produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan criteria yang dipersyaratkan

Dengan demikian manajemen suatu proyek ditujukan agar tujuan dari suatu proyek dapat dicapai :

ü  Dalam waktu yang ditentukan

ü  Dalam anggaran  yang tersedia

ü  Sesuai dengan kinerja atau kualitas yang diharapkan.

Pada umumnya kegiatan proyek bermaksud untuk mewujudkan atau membangun sisten yang belum ada. Dengan demikian, urutannya adalah system (fasilitas/produk) dibangun atau diwujudkan dulu oleh proyek, baru kemudian dioperasikan.

Perbandingan Kegiatan Proyek dengan Kegiatan operasional :

Kegiatan Proyek	Kegiatan Operasional
Bercorak dinamis, non rutin Siklus proyek relative pendek Intensitas kegiatan didalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik turun) Kegiatan harus diselesaikan  berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan. Terdiri dari bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu. Keperluan sumberdaya berubah, baik macam maupun volumenya.	Berulang-ulang, rutin. Berlangsung dalam jangka panjang. Intensitas kegiatan relative sama. Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam dalam proyek. Macam kegiatan tidak terlalu banyak. Macam dan  volume keperluan sumberdaya relative konsatan.

Kegiatan Utama Proyek Engineering :

1.    Tahap konseptual

• Perumusan gagasan
• Kerangka acuan
• Studi kelayakan

2.    Tahap Pengembangan dan perencanaan

·         Pendalaman berbagai aspek persoalan

·         Desain engineering dan pengadaan

·         Pembuatan jadwal induk dan anggaran

·         Penusunan strategi penyelenggaraan dan rencana pemakaian sumberdaya

·         Pembelian dini

·         Penyiapan perangkat dan peserta

3.    Tahap Implementasi

·         Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program implementasi serta mengkomunikasikan kepada peserta dan penanggung jawab proyek.

·         Melakukan pekerjaan desain engineering terinci, pengadaan material dan peralatan, pabrikasi, instalasi atau konstruksi.

·         Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal dan mutu., merekrut TK dan melatihnya.

4.    Tahap Terminasi proyek

·         Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi seperti uji coba start up dan performance test.

·         Menyelesaikan tugas adm dan keuangan proyek seperti asuransi dan klaim

·         Menyerahkan dokumen proyek kepada pemilik

·         Menutup laporan.

5.   TAHAP OPERASI ATAU UTILISASI

Tahap ini tidak termasuk dalam tahapan atau siklus proyek tetapi sudah merupakan bagian dari kegiatan operasional.

Macam-macam Proyek :

Dilihat dari komponen kegiatan utama maka macam proyek dapat dikelompokkan menjadi :

1. Proyek Engineering-Konstruksi

Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain-engineering pengadaan dan konstruksi. Proyek jenis ini mencakup pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan, jalan raya dan fasilitas industri.

2. Proyek Engineering-Manufaktur

Proyek ini dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru, yaitu hasil usaha dari kegiatan proyek. Contoh pembuatan ketel uap, mobil dalam suatu perusahaan atau pabrik.

3. Proyek penelitian dan pengembangan

Proyek penelitian dan pengembangan (research and development) dilakukan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu.

4. Proyek pelayanan manajemen

Proyek tersebut tidak membuahkan hasil akhir dalambentuk fisik, tetapi dalam bentuk laporan akhir. Misalnya merancang simtem informasi manajemen meliputi perangkat lunak maupun keras. Merancang program eff dan penghematan, diversifikasi dll.

5. Proyek capital

Proyek capital meliputi pembebasan tanah, penyipan lahan, pembelian material dan peralatan pabrik (mesin), manufaktur (pabrikasi), dan konstruksi pembangunan fasilitas industri.

6. Proyek radio telekomunikasi

Proyek ini dimaksudkan untuk membangun jaringan telekomunikasi yang dapat menjangkau area yang luas dengan biaya yang relative tidak terlalu mahal.

Timbulnya suatu Proyek dapat berasal dari beberapa sumber dibawah ini ;

1.    Rencana Pemerintah misalnya, proyek pembangunan prasarana, seperti jalan, bendungan, pelabhan dan lapangan terbang yang tujuannya dititikberatkan pada kepentingan umum dan masyarakat.

2.    permintaan pasar

Hal ini terjadi apabila suatu ketika pasar memerlukan kenaikan jenis produk dalam jumlah besar. Permintaan ini dapat dipenuhi dengan jalan membangun sarana produksi baru.

3.    Dari dalam Perusahaan yang bersangkutan

Hali ini dimulai dengan adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari segala aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya menjadi proyek. Misalnya : proyek yang bertujuan untuk meningkatkan eff kerja dan memperbaharui perangkat serta system kerja lama agar mampu bersaing.

4.    Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan

Dari kegiatan tersebut dihasilkan produk baru yang diperkirakan akan banyak memberikan manfaat dan peminatnya sehingga mendorong dibangunnya fasilitas produksi. Misalnya komoditi obat-obatan dan bahan kimia yang lain.

PERENCANAAN WAKTU DAN JARINGAN KERJA

Pengelola proyek selalu ingin mencari metode yang dapat meningkatkan kualitas perencanaan waktu dan jadwal untuk menghadapi jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek yang cendrung bertambah.

Usaha tersebut membuahkan hasil dengan ditemukannya Metode bagan balok (bar chart) dan analisis jaringan kerja (net work analysis) yaitu penyajian perencanaan dan pengendalian, khususnya jadwal kegiatan proyek secara sistematis dan analitis.

Network planning atau jaringan kerja merupakan : Sebuah pernyataan secara grafis dari kegiatan-kegiatan yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan akhir.

Jaringan kerja merupakan langkah penyempurnaan dari diagram balok, karena dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang belum dapat diselesaikan oleh bagan balok, diantaranya :

Ø  Berapa lama kurun waktu penyelesaian proyek

Ø  Apa logika ketergantungan antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lain

Ø  Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek.

Ø  Apabila terjadi keterlambatan dalam penyelesaian suatu item kegiatan tertentu apa pengaruhnya terhadap penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Disamping itu jaringan kerja berguna untuk :

Ø  Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang komplek.

Ø  Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis.

Ø  Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumberdaya.

Metode jaringan kerja yang umum dipakai:

1.    Metode jalur kritis (critical path method/CPM)

2.    Teknik evaluasi dan review proyek (Poject Evaluation and review Technnique-PERT)

3.    Metode Precedence diagram (Preceden Diagram Method-PDM)

Sejak ditemukannya metode jaringan kerja telah menunjukkan manfaat yang meyakinkan dalam hal penghematan biaya dan waktu dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan tenaga kerja, peralatan dan material. Antara lain terbukti pada proyek berikut ;

• Pembangunan Pabrik kimia raksasa milik perusahaan Du Pont de Nomours pada tahun 1958 : telah menghemat $ 1.000.000,- dari budget semula % 10.000.000,-
• Proyek peluru kendali POLARIS : telah mempersingkat jangka waktu pelaksanaan proyek dari 5 tahun menjadi 3 tahun, proyek ini sangat kompleks ribuan konsultan desain engineering, sub-kontraktor, supplier dan berbagai jawatan pemerintah dan sosial.

Dalam perkembangannya kemajuan pesat dibidang perangkat computer telah meningkatkan kegunaan metode jaringan kerja, yang pada dasarnya memerlukan dukungan suatu perangkat lunak yang mampu memproses data dan melakukan perhitungan dalam jumlah besar, cepat dan akurat. Hingga saat ini banyak software manajemen proyek yang dikembangkan berdasarkan ,metode jaringan kerja, diantaranya Microsoft project dan Pertmaster.

Metode jaringan kerja memungkin dilaksanakannya Management by Exception, dimana metode ini dapat dengan jelas mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang bersifat kritis bagi proyek, teruitama dalam aspek jadwal dan perencanaan, sehingga pengelola proyek dapat memberikan prioritas perhatian.

Perbandingan antara metoda CPM, PERT, PDM :

CPM	PERT	PDM
Memakai teknik penyajian secara grafis dengan memakai diagram anak panah, lingkaran serta kaidah-kaidah dasar logika ketergantungan dalam menyusun urutan kegiatan pada suatu proyek.
Activity on Arrow (AOA) : kegiatan pada anak panah / kegiatan dilambangkan dengan anak panah.		Activity on Node (AON) : kegiatan pada node
Menggunakan 1 (satu) angka estimasi bagi tiap kegiatan. CPM banyak digunakan oleh kalangan industri dan proyek-proyek engineering konstruksi	Menggunakan 3 angka estimasi, bagi tiap kegiatan yaitu optimistic, pesimistik dan yang paling mungkin. Dengan memberikan rentang waktu ini PERT dapat menampung adanya unsure-unsur yang belum pasti, kemudian menganalisa kemungkinan-kemungkinan sejauh mana proyek menyimpang atau memenuhi sasaran jadwal penyelesaian. Sehingga PERT lebih banyak digunakan pada proyek-proyek penelitian dan pengembangan yang seringkali memiliki unsure waktu yang belum tentu.	Menggunakan satu angka estimasi bagi tiap kegiatan. PDM menghasilkan jaringan kerja yang lebih sederhana dari CPM dan PERT, terutama untuk proyek yang kegiatannya perlu dipecah menjadi sub-kegiatan.
Diperkenalkan pada tahun 1957 oleh suatu tim engineer dan ahli matematika dari perusahaan Du-Pont bekerja sama dengan Rand Corporation, dalam usaha mengembangkan suatu system control manajemen. Sistem dimaksudkan untuk merencanakan dan mengendalikan sejumlah besar kegiatan yang memilki hubungan ketergantungan yang kompleks dalam masalah desain engineering konstruksi dan pemeliharaan. Usaha-usaha ditekankan untuk mencari metode yang dapat meminimalkan biaya, dalam hubungannya dengan kurun waktu penyelesaian suatu kegiatan	Pada waktu yang hamper bersamaan pengembangan CPM, secara terpisah Dinas Angkatan Laut Amerika Serikat mengembangkan pula system control manajemen dalam rangka mengelola proyek pembuatan peluru kendali Polaris yang melibatkan ribuan konsultan desain engineering, sub kontraktor, supplier dan berbagai jawatan pemerintah dan sosial.	Konsep dasar PDM diperkenalkan oleh J.W> Fondahl dari Stanford University USA pada awal tahun 1960-an. Kemudian dikembangkan oleh lanjut oleh perusahaan IBM dalam rangka penggunaan computer untuk memudahkan perhitungan-perhitungan PDM dengan menggunakan computer.

B. MEKANISME PENYUSUNAN JARINGAN KERJA

1.      Identifikasi lingkup proyek dan menguraikannya menjadi komponen-komponen kegiatan.

2.      Menyusun komponen-komponen kegiatan sesuai urutan logika ketergantungan menjadi jaringan kerja. Urutan ini dapat berbentuk seri dan parallel.

3.      Memberikan perkiraan kurun waktu masing-masing kegiatan.

4.      identifikasi jalur kritis, float dan kurun waktu penyelesaian proyek.

5.      Meningkatkan daya guna dan hasil guna pemakaian sumberdaya :

1. Menetukan jadwal yang paling ekonomis
2. Meminimalkan fluktuasi pemakaian sumberdaya.

Beberapa catatan terhadap mekanisme diatas :

1. Identifikasi lingkup proyek dan menguraikannya menjadi komponen-komponen kegiatan :

ü  Tujuan memecah lingkup proyek menjadi komponen-komponennya adalah untuk meningkatkan akurasi perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek. Seperti halnya pada proses perkiraan biaya, yaitu akan memperoleh angka yang lebih akurat bila dilakukan dengan menganalisis kompone-komponenya secara lebih rinci, disbanding dengan perkiraan langsung satu lingkup proyek utuh tanpa memecah dan menganalisisnya terlebih dahulu.

ü  Seberapa jauh pemecahan ruang lingkup proyek ditentukan oleh hal-hal sebagai berikut :

-      Berapa besar akurasi perkiraan waktu maupun urutan ketergantungan yang diinginkan?

-      Apakah tujuan penggunaan jaringan kerja yang tersusun dari pemecahan lingkup proyek ?.

Contoh Penguraian lingkup proyek menjadi komponen kegiatan ;

Proyek Gudang Kerangka Besi
Uraian level I	Uraian level II	Uraian level III
1. Membuat gambar 2. Membuat Gambar 3. Menyiapkan lahan 4. Membuat Pondasi 5. Pabrikasi ( tiang dan . .   Kerangka atap ) 6. Mendirikan bangunan	1. Gambar bangunan 2. Instalasi listrik 3. Material Bangunan 4. Material Pondasi 5. Menggali tanah 6. Cor pondasi 7. Pabrikasi Tiang 8. Pabrikasi kerangka .  .   .   atap 9. Mendirikan tiang 10. Membuat dinding 11. Menaikan atap	12. Gambar bangunan 13. Instalasi listrik 14.Instalasi Air 15. Material Tinga 16. Material Dinding 17. Material Atap 18. Besi Beton 19. Adukan Beton 20.Memadatkan Tanah 21. Menggali Tanah 22. Cor Pondasi 23. Pabrikasi Tiang 24. Pabrikasi konzen 25.Oabirikasi kerangka    .   atap 26. Mendirikan Tiang 27. Menbuat dinding 28. Memasang kusen 29. Memasang kerangka .    atap 30 Menaikan atap 31. Memasang pintu 32. Mengecat

4.            Jalur kritis ialah jalur yang terdiri dari rangkaian kegiatan dalam lingkup proyek, yang bila terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. Kegiatan yang berada pada jalur ini ini dinamakan kegiatan kritis.

5.            Butir a, Ditujukan untuk memilih berbagai alternative jadwal dilihat dari segi biaya, sedangkan butir b, berusaha meningkatkan efisiensi pengelolaan proyek, dengan jalan sejauh mungkin mencegah terjadinya fluktuasi penggunaan sumberdaya, misalnya material ataupun tenaga kerja resources (manpower, equipment or material).

B. Terminologi dan Kaidah Dasar

Seperti telah dijelaskan jaringan kerja dapat menggunakan dua bentuk dalam penggunaan symbol atau lambang :

Ø  Kegiatan pada anak panah (Activity on Arrow-AOA )

Disini kegiatan digambarkan sebagai anak panah yang menghubungkan dua lingkaran yang mewakili dua peristiwa.

Peristiwa/event                                    Peristiwa/event

terdahulu                                            berikutnya

j

i

 

                                      Kegiatan

Ø  Kegiatan ditulis dala kotak atau lingkaran (Activity on Node-AON)

Anak panah hanya menjelaskan hubungan ketergantungan antara kegiatan-kegiatan

CPM dan PERT menggunakan bentuk AOA dan PDM menggunakan AON.

Berikut yang akan dibahas secara detail adalah bentuk AOA

B. 1. Simbol

Anak panah (arrow)		-Melambangkan activity/kegiatan, job -Kegiatan ini memerlukan jangka waktu tertentu (duration), dengan pengggunaan sejumlah sumber tenaga, peralatan, bahan dan biaya (resources) -Panjang dan kemiringan anak panah tidak mempunyai arti tertentu (tidak berskala) -Arah anak panah menunjukkan arah kegiatan dengan arah dari kiri kekanan. -Contoh kegiatan : Menggali pondasi, mengecor kolom, membuat kunsen, memasang dinding, memasang atap dll.
Lingkaran (Node)		-Melambangkan kejadian -Ini merupakan ujung dari pertemuan dari satu atau lebih kegiatan -Contoh kejadian : Kegiatan menggali pondasi dimulai, kegiatan mengali pondasi selesai, kegiatan memasang atap dimulai, kegiatan memasng atap selesai.
Anah panah terputus-putus		-Melambangkan kegiatan semu/dummy -Kegiatan semu digunakan untuk membatasi mulainya kegiatan-kegiatan atau penghubung kejadian atau peristiwa. -Perbedaan dummy dengan activity ialah bahwa dummy tidak mempunyai duration dan tidak memerlukan resources (manpower, equipment or material)

B.2. Beberapa Bentuk Hubungan Kegiatan

 Untuk setiap kegiatan  akan selalu timbul pertanyaan ;

a. Kegiatan-kegiatan apa yang mendahuluinya?

b.Kegiatan-kegiatan apa yang langsung mengikutinya?

 

                  A

c.Kegiatan-kegiatan apa yang dapat berjalan bersamaan

 

d.Apa yang membatasi/menetukan saat mulai suatu kegiatan

e.Apa yang membatasi/menentukan saat selesai suatu kegiatan.

Secara umum hubungan ketergantungan antar kegiatan dapat dijelaskan dalam empat bentuk dasar berikut :

1.            Kegiatan B Mulai setelah A selesai

 

A                                    B                                                                                                                                                                 

  

2. Kegiatan B dan C dapat dimulai kalau A selesai (kegiatan memencar)

                        

3. Kegiatan C dan D dapat dimulai setelah kegiatan A dan B selesai

 

                      A                        C

                             B                   D

4. Kegiatan C dimulai setelah A dan B selesai, kegiatan D dimulai setelah B selesai ( kegiatan dengan satu dummy)

           

Contoh  network planning : Regional Plan Suatu Daerah    

Beberapa ketentuan umum dalam menyusun diagram Network Planning :

Ø  Harus jelas dan mudah dibaca

Ø  Harus dimulai dari suatu kejadian (event) dan diakhiri pada suatu kejadian

Ø  Anak panah digambarkan dengan garis lurus (boleh garis patah akan tetapi tidak boleh garis lengkung)

Ø  Kecuali dalam hal khusus, panjang anak panah tidak ada kaitannya dengan lamanya kurun waktu.

Ø  Harus dihindari perpotongan antar anak panah

Ø  Tidak boleh ada dummy yang tidak perlu

Ø  Nama kegiatan ditulis diatas anak panah

Ø  Durasi kegiatan ditulis dibawah anak panah

Ø  Satuan waktu yang digunakan satu jenis; jam, hari, minggu, bulan dll.

B.3. Kurun Waktu Kegiatan

Kurun waktu merupakan : Lama waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan dari awal samapai akhir, yang dihitung dengan menggunakan formula sebagai berikut ;

Kurun waktu = Jam-orang untuk menyelesaikan pekerjaan

                             Jumlah tenaga kerja

                        = Volume pekerjaan

                                  Kinerja           

    Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memperkirakan kurun waktu kegiatan :

1. Angka perkiraan hendaknya bebas dari pertimbangan pengaruh kurun waktu kegiatan yang mendahului atau yang terjadi sesudahnya. Misalnya kegiatan memasang pondasi tergantung dari tersedianya semen, tetapi dalam memperkirakan kurun waktu memasang pondasi jangan dimasukkan faktor kemungkinan terlambatnya penyediaan semen.
2. Angka perkiraan kurun waktu kegiatan dihasilkan dari asumsi bahwa sumber daya tersedia dalam jumlah normal.
3. Pada tahap analisis, angka perkiraan ini dianggap tidak ada keterbatasan jumlah sumberdaya, sehingga memungkinkan kegiatan dilaksanakan dalam waktu yang bersamaan atau parallel. Sehingga penyelesaian proyek lebih cepat disbanding bila dilaksanakan secara berurutan atau secara seri.
4. Gunakan hari kerja normal, jangan dipakai asumsi lembur, kecuali kalau hal tersebut dilaksanakan secara khusus untuk proyek yang bersangkutan sehingga dapat diklasifikasikan sebagai hal normal.
5. Bebas dari pertimbangan mencapai target jadwal penyelesaian proyek, karena dikhawatirkan akan mendorong untuk menentukan angka yang disesuaikan dengan target tersebut.
6. Tidak memasukkan angka kontingensi untuk hal-hal seperti adanya bencana alam, pemogokanataupun kebakaran.

Pengaruh cuaca merupakan salah satu hal yang sulit diduga, dan karena memerlukan perhatian yang khusus. Dalam memperhitungkan pengaruh cuaca dalam memperkirakan kurun waktu kegiatan dikenal pendekatan-pendekatan sebagai berikut ;

Ø  Tidak memasukkan faktor cuaca kedalam perkiraan kurun waktu masing-masing item kegiatan, tetapi pengaruh cuaca diperhitungkan kedalam kurun waktu proyek secara keseluruhan.

Misalnya suatu proyek akan selesai dalam waktu 150 hari, kemudian diperkirakan akan terjadi keterlambatan akibat pengaruh cuaca selama 20 hari. Maka diperhitungkan kurun waktu penyelesaian proyek menjadi  170 hari.

Ø  Memasukkan faktor cuaca kedalam masing-masing item kegiatan.

Pendekatan ini berpotensi memberikan perkiraan yang lebih akurat, akan tetapi memerlukan usaha yang lebih besar.

D. Metode Jalur Kritis (Critical Path Method-CPM)

Pada metode CPM dikenal adanya jalur kritis, yaitu jalur yang memiliki rangkaian komponen-komponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Jadi jalur kritis terdiri dari rangkaian kegiatan kritis , dimulai dari kegiatan pertama sampai kegiatan terakhir proyek. Makna jalur kritis penting bagi pelaksana proyek, karena pada jalur ini terletak kegiatan-kegiatan yang bila pelaksanaannya terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. Kadang-kadang dijumpai lebih dari satu jalur kritis dalam jaringan kerja.

D1. Terminologi

Setelah data ditentukan network planning dengan logika ketergantungan antar kegiatan, maka selanjutnya dtinjau kurun waktu (duration) pelaksanaan kegiatan dan menganalisis network diagram untuk mendapatkan waktu terjadinya masing-masing kegiatan.

                        Earliest Time of Occurrence / Waktu paling awal peristiwa terjadi

                             ( TE = T)

 

                      TL = L /Waktu paling akhir peristiwa terjadi

                                      ES/earliest start                         EF/earliest finish

 

Node reference

number/ no

                                                LS/latest start                  LF/Latest finish

         

TE=E	Earliest Time of occurrence Waktu paling awal pristiwa dapat terjadi	TL=L	Latest time of Occurrence Waktu paling akhir peristiwa dapat terjadi
ES	Earliest Start Time Waktu mulai paling awal suatu kegiatan	LS	Latest start time Waktu mulai paling akhir suatu kegiatan
EF	Earliest finish time Waktu mulai paling awal suatu kegiatan	LF	Latest finish time Waktu selesai paling akhir suatu kegiatan
D	Duration Kurun waktu suatu kegiatan

D.2  PERHITUNGAN

Perhitungan Maju Perhitungan maju dimaksudkan untuk mengetahui waktu atau tanggal paling awal kita dapat memulai atau mengakhiri kegiatan proyek.
AT-1. Kecuali kegiatan awal, suatu kegiatan baru dapat dimulai bila kegiatan yang mendahuluinya (predecessor) telah selesai.		E (1) = 0
AT-2. Waktu selesai paling awal suatu kegiatan = waktu mulai paling awal ditambah kurun waktu kegiatan yang bersangkutan.		EF=ES + D EF (i-j) = ES(i-j) + D (i-j)
AT-3. Bila suatu kegiatan memiliki dua atau lebih kegiatan terdahulu yang berkaitan, maka waktu mulai paling awal (ES) kegiatan tersebut adalah sama dengan waktu selesai paling awal (EF) yang terbesar dari kegiatan terdahulu.		Bila EF(c) > EF(b) > EF(a), maka ES (d) = EF (c)
Perhitungan Mundur Perhitungan mundur dimaksudkan untuk mengetahui waktu atau tanggal paling akhir kita masih dapat memulai atau mengakhiri kegiatan proyek tanpa menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan.
AT-4. Waktu mulai paling akhir suatu kegiatan adalah sama dengan waktu selesai paling akhir dikurangi kurun waktu berlangsungnya kegiatan yang bersangkutan.	LS = LF - D
AT-5. Bila suatu kegiatan memiliki (memecah menjadi) 2 atau lebih kegiatan-kegitan berikutnya (successor), maka waktu selesai paling akhir (LF) dari kegiatan tersebut adalah sama dengan waktu muli paling akhir (LS) kegiatan berikutnya yang terkecil.	LS(b) < LS(c) < LS(d), maka LF(a) = LS(b).

Catt : Duration /waktu dalam network planning adalah hari kerja

D.3 Contoh Perhitungan CPM

Sebuah proyek terdiri atas kegiatan-kegiatan sebagai berikut ;

No	Kode Kegiatan	Durasi	Predecessor
1	A	8	-
2	B	7	A
3	C	12	J,B
4	D	18	C
5	E	12	-
6	F	25	E
7	G	13	F
8	H	9	-
9	I	15	H
10	J	4	E
11	K	11	E
12	L	4	I,K
13	M	19	F,L

Tentukan :

1.    Diagram network planning dari proyek tersebut.

2.    Dengan memperhitungkan durasi masing-masing kegiatan, tentukan jalur kritis dari proyek tersebut.

E. Teknik Evaluasi dan Review Proyek ( Project Evaluation and review Technique-PERT)  

Bentuk lain dari perencanaan dan pengendalian jadwal proyek dengan menggunakan metode Network Planning adalah PERT .

Ada beberapa perbedaan mendasar antara CPM dan PERT, yaitu :

CPM	PERT
1. Memperkirakan waktu komponen kegiatan proyek dengan pendekatan deterministic yang mencerminkan adanya kepastian	1. Direkayasa untuk menghadapi situasi dengan kadar ketidakpastian (uncertainty) yang tinggi pada aspek kurun waktu kegiatan.
2. Waktu pelaksanaan kegiatan ditentukan dengan satu perkiraan waktu tertentu.	2. Waktu pelaksanaan kegiatan ditentukan dalam rentang (range) dengan memakai tiga angka estimasi.
3. Activity oriented (berorientasi kepada kegiatan )	3. Event Oriented (berorientasi kepadakegiatan)
4. Float	4. Slack
5. Menggunakan deterministic duration time	5. Menggunakan probabilistic duration time yaitu : 1. a=optimistic duration time, waktu tersingkat untuk menyelesaikan suatu kegiatan 2. m= most likely duration time, kurun waktu paling mungkin /waktu paling sering terjadi untuk menyelesaikan suatu kegiatan. 3. b= pessimistic duration time, waktu terlama untuk menyelesaikan suatu kegiatan.

Ø    Teori Probabilitas

Tujuan menggunakan tiga angka estimasi diatas adalah untuk memberikan rentang waktu yang lebih lebar dalam melakukan estimasi kurun waktu kegiatan dibandingkan satu angka deterministic. Teori probabilitas dengan kurva distribusinya akan menjelaskn tiga angka tersebut.

Teori probabilitas bermaksud mengkaji dan mengukur ketidakpastian (uncertainty) serta mencoba menjelaskan secara kuantitatif.

Diumpamakan satu kegiatan dikerjakan secara berulang-ulang dengan kondisi yang dianggap sama. Sumbu horizontal menunjukkan waktu selesai pada kurun waktu yang bersangkutan. Selanjutnya titik-titik yang menunjukkan lama penyelesaian dan frekuensinya itu dihubungkan sehingga membentuk garis lengkung yang disebut dengan Kurva Distribusi Frekuensi Kurun Waktu Kegiatan X.

Notasi a, m, b dapat dijelaskan dari kurva tersebut. Kurun waktu yang menghasilkan puncak adalah m, yaitu kurun waktu yang paling banyak terjadi (most likely time). Adapun angka a dan b terletak hamper diujung kiri dan kanan dari kurva distribusi, yang menandai batas lebar rentang waktu kegiatan. Kurva distribusi kegiatan tersebut umumnya berbentuk asimetris dan disebut kurva Beta.

Ø    Estimasi Angka angka a, b, m

ü    Estimator perlu memahami fungsi dari a, m, b dalam hubungannya dengan perhitungan dan pengaruhnya dalam metode PERT.

ü    Proses estimasi a, m, b bagi masing-masing kegiatan jangan sampai dipengaruhi oleh target waktu penyelesaian proyek.

ü    Bila tersedia data-data pengalaman masa lalu (historical record), maka dapat digunakan untuk bahan pembanding. Dengan syarat data-data tersebut cukup banyak secara kuantitatif dan kondisi kedua peristiwa tersebut tidak banyak berbeda.

Ø    Kurva Distribusi dan Kurun Waktu yang Diharapkan ( te)

Setelah menentukan estimasi angka-angka a,m, b maka tindakan selanjutnya adalah merumuskan hubungan ketiga angka estimasi tersebut menjadi satu angka yang disebut dengan te (expected duration time), kurun waktu yang diharapkan.

 Rumus : te = a + 4m + b / 6

Ø  Deviasi Standar Kegiatan dan Varians Kegiatan V (te)

Estimasi kurun waktu kegiatan dengan memakai metode PERT memakai rentang waktu . Rentang waktu ini menandai derajat ketidakpastian yang berkaitan dengan proses estimasi kurun waktu kegiatan. Berapa besarnya ketidakpastian ini tergantung pada besarnya angka yang dipekirakan untuk a dan b.

Deviasi Standar Kegiatan :

          S = (1/6) . (b – a)

Varians Kegiatan :

          V(te) = S² = ( ( 1/6) . ( b – a) )²

Apa makna dari S dan V(te) ;

Kegiatan dengan te yang sama, akan tetapi dengan nilai V(te) yang berbeda, menunjukkan derajat ketidakpastian yang berbeda.

Ø  Target jadwal Penyelesaian (TD)

Pada penyelenggaraan proyek sering dijumpai sejumlah tonggak kemajuan dengan target jadwal atau tanggal penyelesaian yang telah ditentukan. Pimpinan proyek atau pemilik proyek seringkali menginginkan suatu analisa untuk mengetahui kemungkinan atau kepastian pencapaian target jadwal tersebut. Hubungan antara waktu yang diharapakan (TE) dengan target T(d) pada metode PERT dinyatakan dengan z dan dirumuskan sebagai berikut :

 

Deviasi z = T(d) – TE / S

Ringkasan Perhitungan TE (proyek selesai) dan Kemungkinan (%) Mencapai Td (Target yang Diingini) :

a.     Memberikan angka estimate a, b, m kepada masing-masing komponen kegiatan.

b.    Menghitung te untuk masing-masing komponen kegiatan.

c.     Mengidentifikasi kegiatan kritis. Hitunglah kurun waktu penyelesaian proyek yaitu TE = Jumlah te kegiatan-kegiatan kritis.

d.    Tentukan varians untuk masing-masing kegiatan kritis pada jalur kritis terpanjang menuju titik peristiwa TE yang dimaksud. Dipakai rumus V(TE) = Jumlah V(te) kegiatan kritis.

e.     Sebagai langkah terakhir untuk menganalisis kemungkinan mencapai target T(d) dipakai rumus :

,z = T(d) – TE / S

Dimana S² = V (TE)

f.      Dengan menggunakan tabel cumulative normal distribution function, dapat ditentukan probabilitas (%) selesainya proyek pada target T(d).

JADWAL DAN SUMBERDAYA

Sebelumnya kita telah membahas jalur kritis dalam suatu jaringan kerja yang menunjukkan waktu paling cepat penyelesaian  proyek, dan kelonggaran yang mengidentifikasi kapan suatu kegiatan paling lambat diperbolehkan, tanpa menganggu jadwal proyek secara keseluruhan.

Setelah perencanaan jadwal proyek selesai dihitung, kadang-kadang muncul pertanyaan apakah waktunya tidak dapat dipercepat dengan menambah sumberdaya atau biaya dalam batas-batas yang masih dianggap ekonomis.

Dalam bahasan ini  kita membahas hal-hal sebagai berikut :

a.   Mencari hubungan jadwal biaya yang ekonomis

b.   Menyusun jadwal dengan keterbatasan sumberdaya

c.   Meratakan pemakaian sumberdaya.

Ø    MEMPERSINGKAT WAKTU PENYELESAIAN

Jadi tujuan utama dari program mempersingkat waktu adalah memperpendek jadwal penyelesaian kegiatan atau proyek dengan kenaikan biaya yang minimal.

Rumus Perhitungan

    Untuk menganalisis hubungan antara waktu dan biaya suatu kegiatan dipakai defenisi sbb :

·        Kurun waktu normal adalah kurun waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan sampai selesai dan dengan cara yang efisien, tetapi tanpa mempertimbangkan kerja lembur dan usaha-usaha khusus lainnya, seperti menyewa peralatan yang lebih canggih.

·        Biaya normal adalah biaya langsung yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan kurun waktu normal.

·        Kurun waktu dipersingkat (crash time) adalah waktu tersingkat untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang secara teknis masih mungkin. Disini dianggap sumberdaya bukan merupakan hambatan.

·        Biaya untuk waktu dipersingkat (crash cost) adalah jumlah biaya langsung untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kurun waktu tersingkat.

Biaya                                                                                                                                                                                            

                                                Wkt dipersingkat                      waktu normal

Hubungan antara waktu dan biaya dapat digambarkan dalam bentuk grafik. Seandainya diketahui bentuk kurva waktu-biaya suatu kegiatan, yaitu dengan mengetahui berapa slope dan sudut kemiringannya maka bisa dihitung berapa besar biaya untuk mempersingkat waktu satu hari dengan rumus :

Slope biaya =Biaya dipersingkat – Biaya normal

                   -----------------------------------------

                   Waktu normal- waktu dipersingkat

Langkah-langkah dalam mempersingkat  waktu penyelesaian proyek ;

1. Carilah jalur kritis, hitunglah kurun waktu penyelesaian proyek dan float total untuk semua aktivitas yang trdapat pada proyek.

2. Membuat tabulasi waktu serta biaya normal dan dipersingkat

3. Hitung slope biaya kegiatan

4. Mempersingkat waktu proyek dengan memulai dari aktivitas yang mempunyai biaya paling minimum.

Dapat disimpulkan bahwa garis besar prosedur mempersingkat waktu adalah sebagai berikut :

1.            Menghitung waktu penyelesaian proyek dan mengidentifikasi float dengan CPM, atau memakai kurun waktu normal.

2.            Menentukan biaya normal masing-masing kegiatan.

3.            Menentukan biaya dipercepat masing masing kegiatan

4.            Menghitung slope biaya masing-masing komponen kegiatan.

5.            Mempersingkat kurun waktu kegiatan, dimulai dari kegiatan kritis yang mempunyai slope biaya terendah.

6.            Setiap kali selasai mempercepat kegiatan, teliti kemungkinan adanya float yang dapat dipakai untuk mengulur waktu kegiatan yang bersangkutan guna memperkecil biaya.

7.            Bila dalam proses mempercepat waktu proyek terbentuk jalur kritis baru, maka percepat kegiatan-kegiatan kritis yang mempunyai kombinasi slope biaya terendah.

8.            Meneruskan mempersingkat waktu kegiatan sampai titik batas mempercepat proyek.

9.            Buatlah tabulasi biaya versus waktu, gambarkan dalam grafik serta hubungkan titik normal (biaya dan waktu normal) , yaitu titik-titik yang terbentuk setiap kali mempersingkat kegiatan sampai dengan titik bats mempercepat proyek.

10.         Hitunglah biaya tidak langsung proyek, dan gambarkan pada kertas grafik diatas.

11.         Jumlahkan biaya langsung dan tidak langsung untuk mencari total biaya sebelum kurun waktu yang diinginkan.

12.         Periksa grafik total biaya untuk mencapai waktu optimal, yaitu kurun waktu penyelesaian proyek dengan biaya terendah.

APLIKASI DAN MANFAAT DALAM PRAKTEK :

          Program mempersingkat waktu untuk untuk mencari jadwal proyek yang optimal, yaitu jadwaldengan biaya langsung, tidak langsung dan total yang minimal, dikenal sebagai least cost scheduling. Progran ini timbul dari berbagai sebab, misalnya :

ü  Karena terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan pekerjaan pada bulan-bulan sebelumnya, sehingga untuk mencapai jadwal penyelesaian sebelum kontrak, perlu usaha mempercepat atau memperpendek kurun waktu kegiatan yang tersisa.

ü  Karena perubahan situasi pasar, dimana pemilik proyek setelah pekerjaan berlangsung beberapa waktu ingin mempercepat penyelesaian proyek dengan memberi premi, agar produk yang dihasilkan proyek dapat mengisi pasar mendahului saingan.

KETERBATASAN SUMBER DAYA

     Untuk menunjukkan sejauh mana pengaruh keterbatasan jumlah sumberdaya terhadap jadwal, pada contoh jaringan kerja dari suatu proyek yang memiliki jumlah sumberdaya terbatas.

     Dengan memakai perhitungan maju dan mundur dihasilkan :

Jalur kritis : a, b, f, h.

Waktu penyelesaian proyek : 20 hari.

Float total c ; 10 hari.

Float total d, e, g : 3 hari.

1. Pekerjaan c memerlukan sumberdaya yang sama (misalnya, tukang kayu) dengan pekerjaan b, sedangkan sumberdaya ini terbatas sehingga c harus digeser, yaitu sebagian float totalnya terpakai dari 10 hari menjadi 3 hari.
2. Pekerjaan g memerlukan sumberdaya yang sama dengan f meskipun sumberdaya ini terbatas sehingga g harus digeser, yaitu sebagian float totalnya terpakai dari 3 m3njadi 2 hari. Dengan demikian kegiatan-kegiatan yang berada di jalur d, e, g float totalnya juga tinggal 2 hari.

Dari contoh diatas dapat ditarik kesimpulan umum sebagai berikut :

1. Keterbatasan sumberdaya akan mengurangi jumlah float.
2. Kemungkinan akan terbentuk kegiatan kritis baru, disamping yang telah ada sebelumnya (sewaktu memakai sumberdaya tidak terbatas).
3. Disamping tergantung pada hubungan –hubungan antarkegiatan, float juga tergantung pada keterbatasan sumberdaya.

Dari ilustrasi singkat diatas, dapat dipikirkan bahwa keterbatasan yang terlalu besar bisa menimbulkan kesulitan dalam pemakaian kaidah-kaidah yang mendasari penggunaan jaringan kerja. Misalnya jalur kritis tidak terletak pada jalur terpanjang, tetapi mungkin dijalur yang memiliki keterbatasan sumberdaya terparah.

MERATAKAN PENGGUNAAN SUMBERDYA

          Aspek lain yang perlu diperhatikan dalam hubungan antara jadwal dan sumberdaya adalah usaha pemakaian secara efisien. Dalam pembahasan ini yang dibahas adalah sumberdaya tenaga kerja, yaitu salah satu faktor sumberdaya yang terpenting yang sering kali penyediaanya terbatas, baik karena faktor kualitas ataupun hal-hal lain. Merekrut, menyeleksi, dan melatih tenaga kerja memerlukan biaya mahal dan membutuhkan waktu lama sebelum mereka siap pakai. Kita harus usahakan agar jangan terjadi fluktuasi tenaga kerja. Metode CPM dapat membantu mengatasi masalah fluktuasi tenaga kerja dengan pemerataan sumberdaya ( resource leveling)

Kebutuhan sumberdaya tenaga kerja sebagai berikut :

1. Kegiatan a sebanyak 20 orang selama 6 hari.
2. Kegiatan b sebanyak 15 orang selama 3 hari.
3. Kegiatan c sebanyak 15 orang selama 3 hari.
4. Kegiatan d sebanyak 10 orang selama 3 hari.
5. Kegiatan e sebanyak 15 orang selama 3 hari.
6. Kegiatan f sebanyak 35 orang selama 3 hari.
7. Kegiatan g sebanyak 5 orang selama 3 hari.

Jaringan kerja digambarkan dengan skala waktu dan memakai ES (early start), untuk setiap kegiatan.

KESIMPULAN ;

1. Analisis jaringan kerja untuk menyusun jadwal sejauh ini memakai asumsi bahwa sumberdaya selalu tersedia dengan jumlah yang cukup, sehingga bukan merupakan faktor yang harus diperhitungkan. Namun, dalam kenyataansesungguhnya tidaklah demikian sehingga harus dikaji dampaknya bila ingin memperoleh jadwal yang realistis.
2. Tiga hal yang harus diperhatikan dalam hubungan antara jadwal dan sumber daya adalah menyusun jadwal yang paling ekonomis, keterbatasan sumberdaya, dan pemerataan penggunaan sumberdaya.
3. Menyusun jadwal yang ekonomis dapat dilakukan dengan metode cost and schedule trade-off, yang menganalisis sejauh mana jadwal dapat diperpendek dengan menambahkan biaya (langsung) terhadap kegiatan yang kurun waktu pelaksanaan masih bisa dipercepat dari segi teknis.
4. Usaha mempercepat kurun waktu proyek dimulai dari kegiatan yang terletak di jalur kritis dan slope terendah. Setiap kali mempercepat penyelesaian komponen harus dianalisis dampaknya terhadap biaya, untuk mengetahui TDP ( Titik Proyek Dipersingkat). Setelah melewati titik ini tidak akan diperoleh pengurangan waktu lagi meskipun dilakukan penambahan biaya.
5. Salah satu cara untuk menentukan total biaya proyek yang optimal adalah dengan menjumlahkan kurva biaya langsung dan biaya tidak langsung.
6. Keterbatasan sumberdaya dapat mempengaruhi jadwal proyek, seperti berkurangnya besar float total dan terbentuknya jalur kritis baru. Bahkan bila keterbatasannya terlalu besar akan sulit menerapkan kaidah-kaidah jaringan kerja, seperti menyangkut penentuan jalur kritis.
7. Pemerataan pemakaian sumberdaya bermaksud mengurangi naik turunnya jumlah tenaga kerja atau peralatan yang terlalu tajam. Hal ini diusahakan dengan menggunakan semaksimal mungkin float yang ada.